Center Consolidated School District
Communications Plan
2022-2023
Purpose
The Center Consolidated School District Communications Plan for the 2022-23 school year will be to ensure that all stakeholders are kept informed of district happenings in a timely manner. This shall include district work focused on our District Action Plan, strategic goals, events, emergency situations, and regular updates. It is the goal of the district to effectively communicate and create an environment of cooperation, collaboration, and a sense of community.
Effective communication involves getting information out to all involved parties along with listening to the staff and the community. These structures will be put in place to ensure an eye towards continuous improvement. This plan will be geared towards families, students, community members, business partners, media, emergency services, and the Board of Education.
Implementation Plan
The Communications Plan contains the strategies and actions that fall under the following categories:
Parent and Community Outreach
Family, school, and community partnering can be defined as the collaboration of families, schools and communities as active partners in improving learner, classroom, school, district and state outcomes.
o Cultivate and strengthen relationships with the Center community to encourage partnership and support of the district.
o Regular communication to the community through newsletters, district website, and district App which includes several social media sites, live news feed, text messaging and voice calls
o Family, School and Community partnering is one of the Essential Components of our MTSS framework- welcome families, communicate effectively, support student success, speak up for every child, share power, collaborate with the community
o Representative family/parent participation on teams and committees- District Accountability Committee, Calendar Committee, PICS, DLT, BLT
o Parent liaisons at both elementary and secondary level to support families and communication efforts.
o Families and school staff engage in regular, two-way, meaningful communication about student learning through email, phone calls, text messages, and letters
o All communication efforts are provided in English and Spanish.
o Community surveys to provide feedback on school related issues and topics.
o Invite families, community members to school events. Provide resources to support families in being comfortable with the school system.
Public Relations
“We need to make the positives so loud that the negative becomes almost impossible to hear.” – George Couros
Keep the public informed about the policies, administrative operations, strategic plans and educational programs of the school.
o Respond in a timely, reliable fashion to media inquiries and requests. Direct inquiries to the Superintendent’s office for proper response. Superintendent will respond to all media requests.
o Regular communication about school district events and successes through local papers, social media, and district website.
o Bi-weekly communication from Superintendent through the online Center of Focus publication.
Crisis Management
Follow protocols established in our Emergency Operation Plan- including CCSD Crisis Team roles and responsibilities.
o Annual crisis management and communications training at beginning of year.
o Update and post reunification sites and crisis management procedures for staff and parents.
o Consult and include local emergency management officials.
o Promote the anonymous student reporting system.
In an emergency situation when there is a viable threat to the district the following actions will be taken:
Center Dispatch will employ a community emergency message using Reverse 911. This message will notify community members, families, administration, students, and the Board of Education of the situation and appropriate actions to take.
If the LifeSpot App is activated a valid threat has been identified.
Further communication will come through the live feed on the district app which will include messaging on the website, social media, and phone notifications.
Communication Platforms
Utilize CCSD District app to share news, updates, highlights, and other relevant news with the community, families, students and staff.
o Facebook
o Twitter
o Livefeed
o Instagram
o Text messages
o Phone calls, Voice messages
Monthly Newsletters
o Haskin Elementary- Spanish version- https://www.smore.com/72x8p
English version- https://www.smore.com/rg20x
o Skoglund MS/Center HS- Spanish version- https://www.smore.com/nd47a
English version- https://www.smore.com/gjkdz
CCSD Employee Communications
Continue to strengthen the content and design of key communication tools for employees
o Regular employee updates to provide timely district and education news.
o Utilize shared leadership process through the District Leadership Team, Building Leadership Team and Professional Learning Communities.
o Hold meetings at school when necessary to disseminate information and seek feedback to promote transparency and collaboration.
o Utilize the district website to highlight events, successes, and updates on district happenings.
o Weekly building and district updates and communications via email.
CCSD Board Communications
o The superintendent will provide regular updates to the Board via email. These will be bi-weekly updates at a minimum.
o The superintendent will send a text message to the group notifying the Board when an update is sent through email.
o In emergency situations, when time is of the essence, the superintendent will contact the BOE president who will pass necessary information on to the other BOE members. The superintendent will send a follow up written communication via email when time allows, that details the situation and provides all the necessary information.
o Superintendent will be responsible for sharing necessary information with the public.
o Board members are available for community members to contact, share concerns, make suggestions, and highlight successes. Board members will communicate necessary items to the superintendent.
Distrito Escolar Consolidado del Centro
Plan de Comunicaciones
2022-2023
Objetivo
El Plan de Comunicaciones del Distrito Escolar Consolidado de Center para el año escolar 2022-23 garantizará que todas las partes interesadas se mantengan informadas sobre los acontecimientos del distrito de manera oportuna. Esto incluirá el trabajo del distrito enfocado en nuestro Plan de Acción del Distrito, objetivos estratégicos, eventos, situaciones de emergencia y actualizaciones periódicas. La meta del distrito es comunicar efectivamente y crear un ambiente de cooperación, colaboración y un sentido de comunidad.
La comunicación eficaz implica hacer llegar información a todas las partes involucradas junto con escuchar al personal ya la comunidad. Estas estructuras se pondrán en marcha para garantizar una mirada hacia la mejora continua. Este plan estará dirigido a familias, estudiantes, miembros de la comunidad, socios comerciales, medios de comunicación, servicios de emergencia y la Junta de Educación.
Plan de IMPLEMENTACION
El Plan de Comunicación contiene las estrategias y acciones que se enmarcan en las siguientes categorías:
Alcance de los padres y la comunidad
La asociación entre la familia, la escuela y la comunidad se puede definir como la colaboración de las familias, las escuelas y las comunidades como socios activos para mejorar los resultados de los alumnos, el aula, la escuela, el distrito y el estado.
o Cultivar y fortalecer las relaciones con la comunidad del Centro para fomentar la asociación y el apoyo del distrito.
o Comunicación regular con la comunidad a través de boletines, sitio web del distrito y aplicación del distrito, incluidos varios sitios de redes sociales, noticias en vivo, mensajes de texto y llamadas de voz.
o La asociación entre la familia, la escuela y la comunidad es uno de los componentes esenciales de nuestro marco MTSS: dar la bienvenida a las familias, comunicarse de manera efectiva, apoyar el éxito de los estudiantes, hablar por cada niño, compartir el poder, colaborar con la comunidad
o Participación representativa de la familia/padres en equipos y comités: Comité de Responsabilidad del Distrito, Comité de Calendario, PICS, DLT, BLT
o Enlaces de padres a nivel de primaria y secundaria para apoyar a las familias y los esfuerzos de comunicación.
o Las familias y el personal de la escuela se involucran en una comunicación regular, bidireccional y significativa sobre el aprendizaje de los estudiantes a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto y cartas.
o Todos los esfuerzos de comunicación se proporcionan en inglés y español.
o Encuestas comunitarias para proporcionar comentarios sobre cuestiones y problemas relacionados con la escuela.
o Invitar a familias, miembros de la comunidad a eventos escolares. Proporcionar recursos para ayudar a las familias a sentirse cómodas con el sistema escolar.
Relaciones públicas
“Necesitamos hacer que los aspectos positivos sean tan fuertes que los negativos se vuelvan casi imposibles de escuchar”. – Jorge Couros
Mantener informado al público sobre las políticas, operaciones administrativas, planes estratégicos y programas educativos de la escuela.
o Responder de manera oportuna y confiable a las consultas y solicitudes de los medios. Consultas directas a la oficina del Superintendente para una respuesta adecuada. El superintendente responderá a todas las solicitudes de los medios.
o Comunicación regular sobre los eventos y éxitos del distrito escolar a través de los periódicos locales, las redes sociales y el sitio web del distrito.
o Comunicación quincenal del Superintendente a través de la publicación en línea Center of Focus.
Gestión de crisis
Siga los protocolos establecidos en nuestro Plan de operaciones de emergencia, incluidas las funciones y responsabilidades del Equipo de crisis de CCSD.
o Capacitación anual en gestión de crisis y comunicaciones a principios de año.
o Actualizar y publicar los sitios de reunificación y los procedimientos de gestión de crisis para el personal y los padres.
o Consultar e incluir a los funcionarios locales de gestión de emergencias.
o Promover el sistema de reporte anónimo de estudiantes.
En una situación de emergencia cuando exista una amenaza viable para el distrito, se tomarán las siguientes acciones:
Center Dispatch empleará un mensaje de emergencia comunitario utilizando Reverse 911. Este mensaje notificará a los miembros de la comunidad, las familias, la administración, los estudiantes y la Junta de Educación sobre la situación y las acciones apropiadas a tomar.
Si la aplicación LifeSpot está activada, se ha identificado una amenaza válida.
Más comunicación vendrá a través de la transmisión en vivo en la aplicación del distrito que incluirá mensajes en el sitio web, redes sociales y notificaciones telefónicas.
Plataformas de comunicación
Utilice la aplicación del Distrito CCSD para compartir noticias, actualizaciones, aspectos destacados y otras noticias relevantes con la comunidad, las familias, los estudiantes y el personal.
Facebook
Twitter
o Transmisión en vivo
Instagram
o Mensajes de texto
o Llamadas telefónicas, Mensajes de voz
Boletines Mensuales
o Primaria Haskin - Versión en español - https://www.smore.com/72x8p
Versión en inglés: https://www.smore.com/rg20x
o Skoglund MS/Center HS- Versión en español- https://www.smore.com/nd47a
Versión en inglés- https://www.smore.com/gjkdz
Comunicaciones de los empleados del CCSD
Continuar fortaleciendo el contenido y el diseño de las herramientas clave de comunicación para los empleados
o Actualizaciones periódicas de los empleados para brindar noticias oportunas del distrito y la educación.
o Utilizar el proceso de liderazgo compartido a través del Equipo de Liderazgo del Distrito, el Equipo de Liderazgo de Construcción y las Comunidades de Aprendizaje Profesional.
o Celebrar reuniones en la escuela cuando sea necesario para difundir información y buscar comentarios para promover la transparencia y la colaboración.
o Utilizar el sitio web del distrito para resaltar eventos, éxitos y actualizaciones sobre los acontecimientos del distrito.
o Actualizaciones semanales del edificio y del distrito y comunicaciones por correo electrónico.
Comunicaciones de la Junta de CCSD
o El superintendente proporcionará actualizaciones periódicas a la Junta por correo electrónico. Estas serán actualizaciones quincenales como mínimo.
o El superintendente enviará un mensaje de texto al grupo notificando a la Junta cuando se envíe una actualización por correo electrónico.
o En situaciones de emergencia, cuando el tiempo es esencial, el superintendente se comunicará con el presidente de la BOE, quien transmitirá la información necesaria a los demás miembros de la BOE. El superintendente enviará una comunicación escrita de seguimiento por correo electrónico cuando el tiempo lo permita, que detalla la situación y proporciona toda la información necesaria.
o El superintendente será responsable de compartir la información necesaria con el público.
o Los miembros de la junta están disponibles para que los miembros de la comunidad se comuniquen, compartan inquietudes, hagan sugerencias y destaquen los éxitos. Los miembros de la junta comunicarán los elementos necesarios al superintendente.
