ג. יסודות אסטרטגיית ניהול ההפקה

תפקידו של המפיק כמנהל את ההפקה ומוביל אותה מחייב אותו ללמוד ולהכיר את יסודות אסטרטגיות ניהול צוות ההפקה. ניהול הפקה דומה לניהול כל צוות בסביבה ארגונית סדורה של חברה שמייצרת מוצר ומשווקת אותו. כדי שהמוצר, במקרה שלנו סרט, יעמוד בסטנדרטים גבוהים של ייצור, כושר הניהול וקבלת ההחלטות של המפיק הם נדבך משמעותי בעמידה ביעדים שהוצבו.

תורת הניהול ואסטרטגיית הניהול הן שני נושאים שנלמדים בהרחבה במנהל עסקים. ביחידה זו נביא מספר יסודות בסיסיים להיכרות עם נושאים אלו במטרה לעזור לתלמידים בניהול הפקותיהם.

ג.1 תפקידי המנהל.

ג.2 חשיבה אסטרטגית בניהול הפקה.

1. התלמיד ילמד את מרכיבי העבודה הניהולית.
2. התלמיד ילמד את דרך החשיבה האסטרטגית של המפיק.

ניהול הוא תהליך או אוסף הפעולות של הנהגה והובלה של ארגון. בניהול נעשה שימוש במשאבים שונים, ובכלל זה משאבי אנוש, הון, נכסים חומריים ונכסים לא מוחשיים לצורך השגת מטרות שונות של הארגון. תפקיד המנהל כרוך בשיתוף פעולה עם גורמים רבים, מעבר לעובדים הישירים שתחתיו בארגון, ולכן דורש כישורים בין-אישיים ויכולות תיאום.

חלוקת התפקידים

יזם – המנהלים מקימים פרויקטים חדשים שישפרו את הישגי הארגון ומפקחים עליהם.

מטפל בבעיות – המנהלים יוזמים פעולות מתקנות לבעיות שלא נצפו מראש.

מקצה משאבים – המנהלים אחראים על הקצאה של משאבים כגון כוח אדם, תקציב וציוד.

מנהל משא ומתן – המנהלים דנים בנושאים ומתמקחים עם גורמים אחרים בארגון כדי למקסם את התועלת למחלקה שלהם.

מיומנויות ניהול

קביעת תפקידי המנהל נעשית על ידי הגדרת היכולות הדרושות למען השגת המטרות בהצלחה. קיימות שלוש מיומנויות ניהול הכרחיות: טכנית, חברתית, רעיונית.

מיומנות טכנית

מיומנות טכנית טומנת בחובה את היכולת ליישם ידע מקצועי או מומחיות. בעת התבוננות במיומנות של מומחה, מיומנות זו אינה ייחודית למומחים – כל המקצועות דורשים התמחות מקצועית כלשהי, ואנשים רבים מפתחים מיומנות טכנית תוך כדי עבודה.

מיומנות חברתית

מיומנות חברתית מתוארת כיכולת לעבוד עם אנשים, להבין אותם ולתת להם תמריץ הן באופן אישי והן כקבוצה. אנשים רבים הם בעלי מיומנויות טכניות אך חסרי יכולת בין-אישית. כישורים חברתיים מתבטאים בין היתר ביכולת להיות קשוב לאחרים ולצורכיהם וביכולת ליישב קונפליקטים. מכיוון שמנהלים לא מבצעים את העבודה בעצמם אלא באמצעות אנשים אחרים, עליהם להיות בעלי איכויות חברתיות כאלה שיסייעו להם בתקשורת עם עובדים, מתן מוטיבציה והאצלת סמכויות.

מיומנות רעיונית

למנהלים דרושה היכולת המנטלית לנתח ולאבחן מצבים מורכבים. מטלות אלה דורשות מיומנות רעיונית. לצורך קבלת החלטות, למשל, מנהלים צריכים לאתר בעיות, לזהות חלופות שיכולות לתקן אותן, להעריך את החלופות הללו ולבחור במיטבית. מנהלים יכולים להיות בעלי כישרון טכני גבוה וסגולות בין-אישיות טובות ועדיין להיכשל עקב חוסר יכולת לעבד ולפרש אינפורמציה.

תהליך קבלת ההחלטות של המנהל הוא אחד הנושאים החשובים בכל שלבי ההפקה, והוא מורכב מהפרמטרים הבאים:

1. איסוף מידע – איסוף המידע המשמש בסיס לקבלת ההחלטה. לעתים מדובר במידע שזמין מייד למחליט, בהתאם לניסיון חייו והידע שצבר. ידע מסוג זה מאוחסן בזיכרון סמנטי שהוא חלק מזיכרון מפורש, וניתן לשלוף אותו באופן מודע. לעתים מדובר במידע שמצריך השקעה רבה באיסופו, למשל בכלים של מודיעין צבאי או מודיעין עסקי.
2. 
   
3. היתוך מידע – תהליך העיבוד של המידע שנאסף במטרה למצוא קשר או מתאם. בתהליך זה מחברים ומצליבים מידע כדי לקבל הערכה טובה יותר של המצב.
4. 
   
5. גיבוש חלופות – הצגה שיטתית של החלופות העומדות על הפרק.
6. 
   
7. שקילת החלופות השונות – השוואה בין האפשרויות באמצעות בדיקת יתרונות וחסרונות של כל אחת מהן. שקילת החלופות היא לעתים פעולה אינטואיטיבית, ולעתים נעשית בצורה שיטתית ומורכבת, למשל באמצעות שקילת כל חלופה לפי רשימה של פרמטרים, מתן משקל לכל פרמטר, מתן ציון לכל חלופה בכל פרמטר וחישוב הציון המשוקלל לכל חלופה. לעתים מסייעת בתהליך זה מערכת תומכת החלטה או יועץ מקצועי. בשלב זה יכול להתבצע גם ניתוח עלות-תועלת או ניתוח סיכון-תועלת, בהתאם לכמות המידע הקיים ומהימנותו.
8. 
   
9. בחירת חלופה – קבלת החלטה ובחירת החלופה המועדפת.

בתהליך קבלת ההחלטות של המנהל עלולים להיות גם כשלים, ועל המנהל להיות מודע להם.

שלב איסוף הנתונים יכול להוביל לכשלים בקבלת החלטות כאשר הן מתבססות על מידע חלקי, מוטה או שגוי.

אחד הגורמים שיכולים להשפיע לאורך כל שלבי תהליך קבלת ההחלטות הוא הטיה קוגניטיבית, שהיא דפוס או נטייה שיטתית (לא אקראית) של בני אדם לטעויות בתפיסה, בזיכרון, בחשיבה או בשיפוט. דוגמה לכך היא התקבעות של דפוס חשיבה.

כל מנהל, כמו גם המפיק, צריך להתמודד עם ניהול צוות העובדים המקצועי העומד לרשותו.

התנהלות "נכונה" מול הצוות תביא בדרך כלל לתוצאות ולהשגת היעדים.

הצבת יעדים ריאליים לעובדים

כדי להיות מנהלים טובים עליכם לסמוך על היכולות של אנשי הצוות שלכם, לקחת צעד אחורה ולתת להם לעשות את העבודה גם ללא ההתערבות שלכם.

מנהל טוב צריך לדעת לעמוד לפעמים מהצד, לאפשר לעובדים להגיע לתוצאות בעצמם, ולעתים גם להתקשות ואף להיכשל.

ניהול נכון אינו מציב לעובדים יעדים לא ריאליים שאינם ניתנים להשגה, אם אובייקטיבית ואם סובייקטיבית לפי תפיסת העובד.

יעדים לא ריאליים אינם יעדים שקשים להשגה, אלא יעדים שייצרו אצל העובד תחושת ייאוש או התנגדות ויגרמו לו להפחית את המאמץ ולוותר על ההשקעה האישית.

תקשורת נכונה עם צוות העובדים

אחת הדרכים לתקשורת בונה ואפקטיבית היא מתן משוב לעובד. הימנעות ממשוב פוגעת ביכולתו של העובד ללמוד, להתקדם ולשפר את התפקוד שלו.

למעשה גם דו-שיח בלתי רשמי בין המנהל לעובד יחזק את הקשר בין העובד למנהל, יספק לו מדדים להצלחה ויעניק לו נקודות בוחן לבדיקת התפקוד הפרטני.

ניהול ישיבות צוות

ישיבות הצוות במשרד הן כלי ניהולי, אך גם כלי שתורם לגיבוש בין עובדים. כדי שישיבת הצוות לא תיתפס כמשעממת ולא יעילה חשוב לדעת איך לנהל ישיבות צוות.

באופן בסיסי, יש להעניק לכל משתתף את ההרגשה שקולו חשוב ונשמע, ולתת לו אפשרות להעלות נושאים ורעיונות לדיון בישיבה, הצעות לשיפור וייעול או להשמיע תלונות ובקשות.

ניהול זמן

צורך נוסף והכרחי של כל מפיק כמנהל הוא ניהול זמן. כמבוא לנושא ניהול הזמן המרצה יציג בכיתה את הסרט "משל הצנצנת והאבנים – ניצול זמן"

ניהול זמן הוא תהליך של תכנון והפעלת שליטה מודעת על זמן שהוקדש לפעילויות ספציפיות ונועד במיוחד להגברת היעילות והפרודוקטיביות. דבר זה כרוך בתמרון ובהתמודדות עם דרישות שונות ביחס לאדם הנוגעות לעבודה, לחיים החברתיים, למשפחה, לתחביבים, לאינטרסים האישיים ולהתחייבויות בעלות זמן מוגבל. שימוש יעיל בזמן מעניק לאדם את האפשרות לנהל ולנצל את זמנו על פעילויות בהתאם לרצונו.

הנושאים העיקריים בניהול זמן הם:

● יצירת סביבה שתורמת ליעילות.

● קביעת סדרי עדיפויות.

● ביצוע פעילות בעקבות תיעדוף.

● צמצום הזמן שמבוזבז על פעילויות לא מתועדפות.

נהוג לחלק את המשימות לפי ארבעה קריטריונים: חשוב לעומת לא חשוב, ודחוף לעומת לא דחוף.

לפי שיטה זו, מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות יש להתעלם, את המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מייד, משימות דחופות אך לא חשובות יש להעביר לביצוע על ידי כפיף, ולמשימות החשובות שאינן דחופות יש לקבוע תאריך לסיום ולביצוע באופן אישי.

כללי ניהול זמן

הפרעות ומידע שאין מה לעשות איתו – להתעלם, לתייק ברשימה לביצוע עתידי ולבצע כאשר יש זמן לבחון את הנושא לעומק.

משימות שניתן להשלים תוך פחות משתי דקות – לבצע מייד.

משימות שאפשר להעביר לאדם אחר – להעביר לאותו אדם ולתייק כרשימה למעקב.

משימות שיש לבצע באופן אישי – לתייק ברשימת המשימות הבאות לביצוע, או אם יש למשימות זמן ספציפי לביצוע לרשום ביומן כתזכורת.

משימות שדורשות מספר פעולות מורכבות – לתייק תחת רשימת פרויקטים.

לכל הפקה הצרכים שלה, והמפיק בין שאר תפקידיו אמור להבין ולדעת מהם צורכי ההפקה על פי התסריט שקרא והדיאלוג המקצועי שניהל עם הבמאי בנושא. מיפוי צורכי ההפקה מאפשר למפיק לייצר את אסטרטגיית ניהול ההפקה.

אסטרטגיה היא נתיב הפעולה המרכזי של גוף הפקה, והיא עוסקת בשלוש שאלות בסיסיות: א) לאן אני רוצה ללכת, ב) תוך כמה זמן, ג) איך מגיעים לשם.

הבחנה בין אסטרטגיה לטקטיקה

טקטיקה, להבדיל מאסטרטגיה, עוסקת באופן ההוצאה לפועל ,של המהלכים הנדרשים. המונח אסטרטגיה משמש בדרך כלל לתיאור ניהול אופן הפעולה בתמונה הכוללת (למשל, במלחמה כולה). מתוך ההבחנה בין המישור האסטרטגי למישור הטקטי ייתכן ניצחון טקטי בקרב, אך כישלון אסטרטגי במלחמה, שהוא כישלון בהשגת היעדים וראיית התמונה הכוללת. מכך נגזרת האמירה "ניצח בקרב אך הפסיד במלחמה" שמשמעותה ניצחון טקטי, אך הפסד אסטרטגי. כך, למשל, במשחק שחמט במצבים מסוימים ניתן לראות צד אחד יוזם הפסד מכוון, כישלון טקטי בקרב, כדי להביא את המתחרה לעמדה שונה שבה יוכל להשיג את מטרותיו האסטרטגיות ולנצח במשחק כולו.

מטרות השימוש באסטרטגיה

● להרחיב את רפרטואר האפשרויות לניתוח ולמציאת פתרונות לבעיה.

● להעלות חלופות מקוריות לפתרון הבעיה.

● לעודד גמישות במחשבה.

● לסייע להבנה מעמיקה בבעיה או בסוגיה כשיש צורך לקבל החלטה.

מאפייני האסטרטגיה

● יעילות – האסטרטגיה נדרשת להשיג את מטרתה. ייתכנו אסטרטגיות שונות המשיגות אותה מטרה אך מתחרות על מדדים שונים (למשל: זמן, עלות, דיוק וכו').

● הכללה – האסטרטגיה יכולה להיות רחבה וכוללנית יותר כמו סידור וארגון חומר או צרה יותר כגון פתרון בעיה.

● הנמקות – לכל שלב באסטרטגיה צריכה להיות סיבה ברורה לקיומו.

השאלות של חשיבה אסטרטגית להפקה

1. מהם היעדים שההפקה אמורה להשיג?

2. מהם המשאבים שעומדים לרשות המפיק?

3. כיצד ובאילו דרכים וכלים נשיג את היעדים והמשימות?

4. אילו יכולות אנושיות עומדות לרשות המפיק?

כדי לענות על שאלות אלו חשוב להסביר בכיתה את המרכיבים של תהליך החשיבה:

● מיון: מיון המידע שטמון באפשרויות פתרון הבעיות.

● השוואה: השוואה בין פרטי המידע השונים שחקרנו כדי להשיג את המטרות.

● שאלות והשערות: ניתן לנתח מידע בדרכים מגוונות.

תהליך הניתוח כולל שאלת שאלות ביחס למידע, השערת השערות לגביו, הערכה של מקור המידע

וסוג המידע, זיהוי הרכיבים הכלולים במידע ואפיון הקשרים ביניהם.

● הסקה: הסקת מסקנות לגבי האפשרויות שיש בידי המפיק לפתרון הבעיות.

● ניתוח: ניתוח כל המרכיבים שאמורים להביא אותנו לפתרונות הפקתיים. העלאת נקודות מבט כדי להבין את ההשלכות של ההחלטה ואת השפעתה על מרחב מחלקות ההפקה.

תרגיל חובה בחשיבה אסטרטגית בהפקה

הנתונים

הפקת סרט נדרשת להתמודד עם מספר בעיות:

1. לסרט נדרשות כמאה שקיות קרח לצילומי לילה.
2. בזמן הצילומים שבהם נדרשות שקיות הקרח שני שחקנים הודיעו שיגיעו לאתר הצילומים באיחור של שעתיים.
3. כשהצוות הגיע לאתר הצילומים התגלה שיש במקום חפץ חשוד והמשטרה אינה מאפשרת לצלם.

השאלה

כיצד יתכנן המפיק את השלמת המשימה בהנחה שביטול ההפקה יגרום לנזק כספי רב.