היכרות עם מכלול הכלים ההיברידיים העומדים לרשות מנהל ההפקות היא צעד חשוב בייעול זמן הניהול, הצוות, ובשליטה על מידע חשוב שמאפשר לקבל החלטות בזמן אמת. הכלים ההיברידיים משתנים בהתאם לאפשרויות הטכנולוגיות, ולכן על המרצה להתעדכן מדי רבעון וללמד את הכלים המעודכנים.

ד.1 הכנות לסביבת עבודה היברידית

ד.2 כלים היברידיים

1. התלמיד יכיר וילמד את האפשרויות העומדות בפני המפיק לניהול הפקה באמצעות כלים היברידיים.
2. התלמיד ילמד ויבין את שלבי ההכנה לשימוש בכלים היברידיים.

כדי לעבוד בסביבת עבודה היברידית יש לבצע מספר הכנות:

א. אפיון משימות: משימה שדורשת תקשורת דלה יחסית (פחות מידע מילולי ובלתי מילולי המועבר בין אנשים ומשוב מיידי) מתאימה יותר להיעשות מרחוק, ואילו משימה שדורשת תקשורת עשירה יותר מתאימה יותר להיעשות מהמשרד.

מאפיינים את המשימות בכל תפקיד על פי מורכבותן וסוג התקשורת הנדרש לביצוען בצורה מוצלחת, יחד עם צוות ההפקה. מגדירים אילו משימות מתאים יותר שייעשו מהבית ואילו לא. מתכננים את המשימות ברמה השבועית כך שיום העבודה מהבית ינוצל לטובת משימות מורכבות שדורשות ריכוז גבוה אך אינן דורשות תקשורת עמוקה וכן לביצוע משימות פשוטות. שואפים לבצע את המשימות המורכבות שדורשות תקשורת עשירה בימי העבודה במשרד, ואת המשימות המורכבות שדורשות ריכוז גבוה שואפים לבצע מהבית.

ב. קביעת גבולות בעבודה היברידית: מגדירים ציפייה לגבי שעות הזמינות – האם איש הצוות נדרש להיות זמין לאורך כל היום או רק לענות להודעות. מגדירים שעות שבהן יש פגישות ושעות המיועדות לעבודה על משימות עצמאיות.

ג. ניהול ישיבה מרחוק: לתקשורת וירטואלית יש מאפיינים שונים מתקשורת פנים מול פנים. לכן, כדי לקיים ישיבות מרחוק בצורה אפקטיבית חשוב לייצר קרבה בין המשתתפים ולהקפיד על מעורבות ועל וריכוז גבוה. בנוסף, חשוב לשמור על מספר משתתפים אופטימלי ולוודא שרק מי שחיוני לפגישה יצטרף.

כדי לשמור על המשתתפים ערניים, מחוברים ושותפים מומלץ לייצר גבולות:

● לנהל את הפגישה בצורה מובנית – להשאיר את האג'נדה גלויה לעין, ולהגדיר מישהו שיהיה אחראי על הזמנים כדי לוודא שהשיח לא מתפזר ואנשים לא מאבדים את הריכוז.

● להשתמש בעזרים ויזואליים שיתופיים כדי להציג את הנושאים ולאפשר לכלל המשתתפים להשתתף ולשתף רעיונות.

כלים טכנולוגיים חינמיים

ניהול משימות

Trello – פלטפורמה לניהול משימות ופרויקטים בשיתוף עם אנשים אחרים. מאפשרת למשתמש או ל קבוצה של משתמשים לעקוב אחר משימות באופן ויזואלי.

האתר של האפליקציה

TRELLO | איך להשתמש בטרלו לניהול משימות:

Airtable – פלטפורמה לאיסוף וסידור נתונים, ארגון מידע ומשימות. מאפשרת שיתופיות מלאה עם קבוצת משתמשים ואפשרות להתאמה אישית לצרכי המשתמש.

Airtable נגד Google Sheets – מה עדיף?

מדריך מילולי בעברית לשימוש באפליקציה:

אתר האפליקציה:

פגישות מקוונות

Google Meet – אפליקציה זו מומלצת משתי סיבות עיקריות:

1) אורך זמן השיחה כמעט לא מוגבל.

2) קישורים לתוכנות גוגל. מובן שניתן להשתמש גם בתוכנת ZOOM הפופולרית.

Tandem – עוד אפליקציה יחסית משוכללת למפגשים וירטואליים עם שלל אפשרויות.

ZOOM – תוכנה למפגשים וירטואליים שיש בה מגבלת זמן בגרסה החינמית.

שיתוף קבצים

Google Drive – מערכת לניהול ואחסון של קבצים. מאפשרת ארגון ויצירה של מסמכים לעבודה שיתופית של מספר משתתפים. לבעלי חשבון גוגל.

One Drive – דומה ל-Google Drive אך מבית מיקרוסופט. לבעלי חשבון מיקרוסופט.

Mindmup – תוכנה מבית גוגל שמייצרת תרשימי זרימה בקלות יחסית ומאפשרת לצוות לנהל סיעור מוחות במשותף בעבודה מרחוק. היא כוללת מפות חשיבה אונליין ומגוון אפשרויות ליצירת מפות לליווי תהליכי חשיבה מרחוק.

סרטון הדרכה – יצירת תרשימים ורשימות באמצעות Mindmup.