CISD Custodial Closet Newsletter

As we move through the month of July, I want to take a moment to recognize the incredible work being done across our district. While many classrooms may be quiet, our custodial teams are in full swing—cleaning, repairing, organizing, and preparing every school for a strong start in the fall.

Your efforts are the foundation of our district’s learning environment. From deep cleaning carpets and stripping and waxing floors, to refreshing restrooms, disinfecting high-touch areas, and supporting summer programs—your impact reaches every student, teacher, and staff member who walks through our doors.

I want to personally thank each of you for your dedication, professionalism, and attention to detail. These summer months are demanding, and your work often goes unseen—but it never goes unnoticed.

A few reminders as we continue through the summer:

• Safety First: Please stay hydrated, take breaks, and use proper lifting techniques. Summer heat and physical work can be a tough combination.
• Communication is Key: Keep your supervisors updated on progress, supply needs, and any maintenance concerns.
• Pride in Preparation: The work we do now sets the tone for the entire school year.

Together, we’re making sure our schools are not only clean, but also welcoming and safe for students and staff alike. Thank you for the pride you bring to your work and for representing our department with excellence.

Enjoy the rest of your summer and keep up the great work!

A medida que avanza el mes de julio, quiero aprovechar la oportunidad para reconocer el increíble trabajo que se está realizando en nuestro distrito. Si bien muchas aulas pueden estar en silencio, nuestros equipos de conserjería están trabajando a toda máquina: limpiando, reparando, organizando y preparando cada escuela para un comienzo de otoño con éxito.

Sus esfuerzos son la base del ambiente de aprendizaje de nuestro distrito. Desde la limpieza profunda de alfombras y el decapado y encerado de pisos, hasta la renovación de baños, la desinfección de áreas de alto contacto y el apoyo a los programas de verano, su impacto llega a cada estudiante, maestro y miembro del personal que entra por nuestras puertas.

Quiero agradecerles personalmente a cada uno de ustedes por su dedicación, profesionalismo y atención al detalle. Estos meses de verano son exigentes, y su trabajo a menudo pasa desapercibido, pero nunca pasa desapercibido.

Algunos recordatorios para el verano:

• La seguridad es lo primero: Manténganse hidratados, tomen descansos y utilicen técnicas adecuadas para levantar objetos. El calor del verano y el trabajo físico pueden ser una combinación difícil.
• La comunicación es clave: Mantengan a sus supervisores informados sobre el progreso, las necesidades de suministros y cualquier problema de mantenimiento.
• Orgullo en la preparación: El trabajo que realizamos ahora marca la pauta para todo el año escolar.

Juntos, nos aseguramos de que nuestras escuelas no solo estén limpias, sino también acogedoras y seguras tanto para los estudiantes como para el personal. Gracias por el orgullo que demuestran por su trabajo y por representar a nuestro departamento con excelencia.

¡Disfruten el resto del verano y sigan con el excelente trabajo!

William Prats-Palerm, M.Ed.

Director of Custodial Services / Director de Servicios de Conserjería

El Departamento de Servicios de Conserjería es responsable de los servicios y operaciones de custodia de CISD. Este equipo dedicado de profesionales supervisa estos servicios en 12 escuelas y una serie de otras oficinas e instalaciones de apoyo que hacen posible la educación de los más de 12,000 estudiantes del distrito. El objetivo del departamento es garantizar que todos los edificios del distrito se mantengan en las mejores condiciones para promover el proceso de aprendizaje de nuestros estudiantes.

1-4: District closed / Distrito estará cerrado

4: Independence Day / Día de la Independencia

22-24: New Teacher Orientation / Orientación para nuevos maestros

29-31: Staff Development Days / Días para Desarrollo de los Empleados

31: CISD Convocation / Convocatoria de CISD

• Summer Deep Cleaning / Limpieza a Profundidad de Verano
• New toilet tissue and paper towels dispensers installation / Instalación de nuevos dispensadores de papel de baño y papel toalla
• Inspecting and organizing custodial closets / Inspeccionando y organizando los armarios de conserjería
• Employee Manual and Standard Operating Procedures Update / Actualización del Manual del Empleado y de los Procedimientos Operativos Estándar.
• Purchasing new equipment / Compra de equipo nuevo

Supporting our staff!

• School with best custodian attendance for the month of June / Escuela con la mejor asistencia de los conserjes en Junio
• DAEP - 98%

• 1: Juana Santos
• 2: Marta García
• 4: Estela Villanueva
• 6: Paulino Flores
• 8: Norma Cázares
• 11: Dharma Smith
• 14: Karen Zuñiga
• 15: Carmen Mejía; María Rodríguez
• 16: María del Carmen Morales
• 19: María Flores
• 21: Maribel Valdez
• 26: Sonia Pina

Maintaining a clean and hygienic environment is crucial for the health, safety, and productivity of students, faculty, and staff in educational institutions. To ensure consistent standards and effective cleaning practices, many schools and universities utilize standardized systems like the APPA Level Cleaning Scoring.

In this blog post, we'll delve into what the APPA Level Cleaning Scoring system entails, how it benefits educational institutions and what you can do to improve your APPA scores in your buildings.

What is the APPA Level Cleaning Scoring System?

The APPA, originally the Association of Physical Plant Administrators, developed the Level Cleaning Scoring System to provide a comprehensive framework for assessing the cleanliness of educational facilities. This system offers a standardized approach that helps institutions evaluate the effectiveness of their cleaning protocols and set benchmarks for improvement.

How Does the APPA Level Cleaning Scoring System Work?

The APPA Level Cleaning Scoring system categorizes cleanliness into five distinct levels, ranging from Level 1 (Orderly Spotlessness) to Level 5 (Unkempt Neglect). Each level represents a different degree of cleanliness and condition of surfaces within a facility. Here's a brief overview of each level:

1. Level 1: Orderly Spotlessness: This level signifies the highest standard of cleanliness. Surfaces are free of dirt, dust, and debris, with an overall pristine appearance.
2. Level 2: Ordinary Tidiness: While not as impeccable as Level 1, Level 2 indicates a well-maintained environment with minor signs of dust or dirt, which are promptly addressed through routine cleaning.
3. Level 3: Casual Inattention: At this level, cleanliness standards may vary slightly. Some areas may exhibit dust or dirt accumulation, but overall, the facility is reasonably clean and presentable.
4. Level 4: Moderate Dinginess: Facilities classified at Level 4 show noticeable signs of neglect. Dust, dirt, and stains are more prevalent, requiring thorough cleaning and restoration efforts.
5. Level 5: Unkempt Neglect: This level represents the lowest standard of cleanliness, where surfaces are significantly soiled, damaged, or neglected. Immediate action is needed to address sanitation issues and restore a safe and hygienic environment.

Benefits of Using the APPA Level Cleaning Scoring System

Implementing the APPA Level Cleaning Scoring system offers several advantages for educational institutions:

1. Standardization: By adopting a standardized scoring system, institutions can establish consistent cleanliness standards across all facilities, ensuring a uniform environment conducive to learning and productivity.
2. Benchmarking and Improvement: The scoring system enables institutions to benchmark their cleaning performance against predefined levels and identify areas for improvement. This data-driven approach facilitates targeted interventions to enhance cleaning practices and optimize resource allocation.
3. Enhanced Accountability: With clear criteria for assessing cleanliness, the APPA system promotes accountability among custodial staff and facility management teams. Regular evaluations encourage continuous monitoring and compliance with established standards.
4. Stakeholder Confidence: Maintaining a clean and well-maintained environment fosters trust and confidence among students, faculty, parents, and visitors. The APPA Level Cleaning Scoring system demonstrates a commitment to quality and prioritizes the health and well-being of all stakeholders.

How do I improve my APPA Level scoring?

As you look to improve cleaning quality in your cleaning programs, here are a few ways to drive better scores across your district and campus:

• Cleaning Validation Programs: There is a strong correlation between having accurate every day cleaning data and having high quality scores. Using automated tools can set an expectation for the cleaning work that needs to be done each day, which has proven to improve overall cleaning quality standards by 25% over areas where a cleaning validation program is not in place.
• Staffing based on Square Footage: When setting expectations for cleaning quality scores, it's important to keep in mind both budgeting and staffing. While high performing teams can outproduce these estimates, below are some square footage estimates by janitorial team member based on APPA Level scoring.
• Trainer Teams: With clear criteria for assessing cleanliness, the APPA system promotes accountability among custodial staff and facility management teams. Regular evaluations encourage continuous monitoring and compliance with established standards.
• Employee Recognition Programs: Custodial operations team members are not recognized enough for the role they play in creating clean, healthy and productive learning environments. Using APPA Level scoring and cleaning validation data can be great ways to do quarterly or bi-annual custodial awards programs to reward and most importantly help retain your best employees.

In conclusion, the APPA Level Cleaning Scoring system serves as a valuable tool for educational institutions seeking to uphold high standards of cleanliness and hygiene. By adhering to this systematic approach, schools and universities can create safe, healthy, and inviting learning environments that support student success and institutional excellence.

Mantener un entorno limpio e higiénico es crucial para la salud, la seguridad y la productividad de estudiantes, profesores y personal en las instituciones educativas. Para garantizar estándares consistentes y prácticas de limpieza eficaces, muchas escuelas y universidades utilizan sistemas estandarizados como el Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel APPA.

En esta entrada del blog, profundizaremos en el funcionamiento del Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel APPA, cómo beneficia a las instituciones educativas y qué pueden hacer para mejorar las puntuaciones APPA en sus edificios.

¿Qué es el Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel de la APPA?

La APPA, originalmente la Asociación de Administradores de Plantas Físicas, desarrolló el Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel para proporcionar un marco integral para evaluar la limpieza de las instalaciones educativas. Este sistema ofrece un enfoque estandarizado que ayuda a las instituciones a evaluar la eficacia de sus protocolos de limpieza y a establecer parámetros de mejora.

¿Cómo funciona el sistema de puntuación de limpieza APPA?

El sistema de puntuación de limpieza APPA clasifica la limpieza en cinco niveles, desde el nivel 1 (orden impecable) hasta el nivel 5 (descuido descuidado). Cada nivel representa un grado diferente de limpieza y estado de las superficies de una instalación. A continuación, se presenta una breve descripción de cada nivel:

1. Nivel 1: Orden Impecable: Este nivel representa el máximo nivel de limpieza. Las superficies están libres de suciedad, polvo y residuos, con un aspecto impecable.
2. Nivel 2: Limpieza normal: Si bien no es tan impecable como el Nivel 1, el Nivel 2 indica un entorno bien mantenido con signos menores de polvo o suciedad, que se abordan rápidamente mediante una limpieza de rutina.
3. Nivel 3: Falta de atención ocasional: En este nivel, los estándares de limpieza pueden variar ligeramente. Algunas áreas pueden presentar acumulación de polvo o suciedad, pero en general, las instalaciones están razonablemente limpias y presentables.
4. Nivel 4: Suciedad moderada: Las instalaciones clasificadas en el Nivel 4 presentan signos evidentes de abandono. El polvo, la suciedad y las manchas son más frecuentes, lo que requiere una limpieza y restauración exhaustivas.
5. Nivel 5: Descuido: Este nivel representa el nivel más bajo de limpieza, donde las superficies están muy sucias, dañadas o descuidadas. Se requieren medidas inmediatas para abordar los problemas de saneamiento y restablecer un entorno seguro e higiénico.

Para la mayoría de las instituciones educativas, el Nivel 2 de APPA es el objetivo aspiracional para los equipos de operaciones de custodia, pero en la práctica generalmente vemos organizaciones que oscilan entre el Nivel 2 y el Nivel 3 en sus distritos y edificios en función del presupuesto, la dotación de personal y las operaciones en curso.

Beneficios de usar el Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel APPA

Implementar el Sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel APPA ofrece varias ventajas para las instituciones educativas:

1. Estandarización: Al adoptar un sistema de puntuación estandarizado, las instituciones pueden establecer estándares de limpieza consistentes en todas las instalaciones, garantizando un entorno uniforme propicio para el aprendizaje y la productividad.
2. Evaluación comparativa y mejora: El sistema de puntuación permite a las instituciones comparar su rendimiento de limpieza con niveles predefinidos e identificar áreas de mejora. Este enfoque basado en datos facilita intervenciones específicas para mejorar las prácticas de limpieza y optimizar la asignación de recursos.
3. Mayor Responsabilidad: Con criterios claros para evaluar la limpieza, el sistema APPA promueve la responsabilidad del personal de limpieza y los equipos de gestión de las instalaciones. Las evaluaciones periódicas fomentan la supervisión continua y el cumplimiento de las normas establecidas.
4. Confianza de las partes interesadas: Mantener un entorno limpio y bien cuidado fomenta la confianza entre estudiantes, profesores, padres y visitantes. El sistema de puntuación de limpieza de la APPA demuestra un compromiso con la calidad y prioriza la salud y el bienestar de todas las partes interesadas.

¿Cómo puedo mejorar mi puntuación en el nivel APPA?

Si busca mejorar la calidad de la limpieza en sus programas, aquí tiene algunas maneras de lograr mejores puntuaciones en su distrito y campus:

• Programas de Validación de Limpieza: Existe una fuerte correlación entre contar con datos precisos de limpieza diaria y obtener altos índices de calidad. El uso de herramientas automatizadas permite establecer expectativas sobre el trabajo de limpieza diario, lo que ha demostrado mejorar los estándares generales de calidad de limpieza en un 25 % en áreas donde no existe un programa de validación de limpieza.
• Dotación de personal según los metros cuadrados: Al establecer las expectativas para la calidad de la limpieza, es importante tener en cuenta tanto el presupuesto como la dotación de personal. Si bien los equipos de alto rendimiento pueden superar estas estimaciones, a continuación se presentan algunas estimaciones de metros cuadrados por miembro del equipo de limpieza según la puntuación de nivel APPA.
• Equipos de capacitación: Con criterios claros para evaluar la limpieza, el sistema APPA promueve la rendición de cuentas entre el personal de limpieza y los equipos de gestión de las instalaciones. Las evaluaciones periódicas fomentan la supervisión continua y el cumplimiento de las normas establecidas.
• Programas de Reconocimiento a Empleados: Los miembros del equipo de limpieza no reciben el reconocimiento suficiente por su papel en la creación de entornos de aprendizaje limpios, saludables y productivos. El uso de la puntuación de nivel APPA y los datos de validación de limpieza pueden ser excelentes maneras de implementar programas trimestrales o bianuales de premios de limpieza para recompensar y, sobre todo, ayudar a retener a los mejores empleados.

En conclusión, el sistema de Puntuación de Limpieza de Nivel APPA es una herramienta valiosa para las instituciones educativas que buscan mantener altos estándares de limpieza e higiene. Al adherirse a este enfoque sistemático, las escuelas y universidades pueden crear entornos de aprendizaje seguros, saludables y acogedores que fomenten el éxito estudiantil y la excelencia institucional.

Dharma Smith

By Sheldon Dodson

EL PASO, Texas (CBS4) — Every child who walks into Red Sands Elementary School in far east El Paso is expected to bring two things with them each day: a hearty high-five and a great work ethic. The principal there demands both.

“My message to them is that they can be whatever they want to be as long as they work hard and they put their goals high,” said Carlos Villalobos. “It doesn’t matter where they come from or where they’re at, they can go as far as they want to go. That’s my message for the kids who walk these hallways.”

Villalobos knows a lot about striving to be the best. He’s the son of educators who pushed him to graduate from Eastwood High School in just three years. He took on odd jobs as a cook at Kentucky Fried Chicken, selling ice cream and working a JCPenney store as he started a relationship with his now-wife of nearly 15 years, Nancy. Soon, Villalobos started a family and his parents encouraged him to get a job within the Ysleta Independent School District. In 2004, Villalobos landed one as a swing-shift custodian at Eastwood Heights Elementary School.

“I’m proud about it. I’m not ashamed to say I was a custodian. It’s hard work but it has value,” said Villalobos.

Villalobos says in the early days of working at Eastwood Heights Elementary, some people looked down on him for being “just a custodian.”

“I was trying to become better for my family there were some teachers and some people who were like, ‘Hey, you’re a young kid, aren’t you going to go to school? Are you going to be something?’”

Villalobos says that lit a fire in him. Soon he started classes at El Paso Community College before his custodial shift started in the afternoon. He would later earn his bachelor’s from Park University and his master’s degree from Sul Ross State University.

Villalobos gradually climbed the ladder from custodian to teacher’s assistant. He later became a special education teacher at the middle and high school levels, followed by assistant principal before taking his current position at Red Sands Elementary in January 2018. That’s when he completed his journey from cleaning the principal’s desk to sitting behind one.

“I worked literally from the bottom all the way to the top,” said Villalobos. “It’s a little humbling. It was surreal last year when it did happen.”

Villalobos says he still likes to pick up a mop from time to time and help out the custodial staff. He treats all six members with great respect and is even encouraging one of them to go back to college and finish her degree.

As for Villalobos’ future, he’s not sure where it will lead. But, for right now, he’s busy putting a polish on the present.

“I’ve always had the motto, 'Leave it better than the way you found it,'” said Villalobos. “I think if we can do that, in any position, you’ll be successful in life.”

Por Sheldon Dodson

EL PASO, Texas (CBS4) — Se espera que cada niño que llega a la Escuela Primaria Red Sands, en el extremo este de El Paso, traiga consigo dos cosas cada día: un cordial saludo y una gran ética de trabajo. El director exige ambas cosas.

“Mi mensaje para ellos es que pueden ser lo que quieran ser, siempre y cuando se esfuercen y se fijen metas altas”, dijo Carlos Villalobos. “No importa de dónde vengan ni dónde estén, pueden llegar tan lejos como se propongan. Ese es mi mensaje para los niños que caminan por estos pasillos”.

Villalobos sabe mucho sobre esforzarse por ser el mejor. Es hijo de educadores que lo impulsaron a graduarse de la Preparatoria Eastwood en tan solo tres años. Realizó trabajos esporádicos como cocinero en Kentucky Fried Chicken, vendedor de helados y empleado en una tienda JCPenney mientras iniciaba una relación con su actual esposa, Nancy, con quien lleva casi 15 años casado. Pronto, Villalobos formó una familia y sus padres lo animaron a conseguir un trabajo en el Distrito Escolar Independiente de Ysleta. En 2004, Villalobos consiguió uno como conserje de turno rotativo en la Escuela Primaria Eastwood Heights.

“Estoy orgulloso de ello. No me avergüenza decir que fui conserje. Es un trabajo duro, pero tiene valor”, dijo Villalobos.

Villalobos comenta que, al principio de su trabajo en la Escuela Primaria Eastwood Heights, algunos lo menospreciaban por ser “solo un conserje”.

"Intentaba ser mejor para mi familia. Había profesores y personas que me decían: "Oye, eres un niño pequeño, ¿no vas a ir a la escuela? ¿Vas a llegar a ser alguien?".

Villalobos dice que eso le inspiró. Pronto empezó a estudiar en El Paso Community College antes de que comenzara su turno de conserje por la tarde. Más tarde, obtuvo su bachillerato en la Universidad de Park y su maestría en la Universidad Estatal de Sul Ross.

Villalobos ascendió gradualmente de conserje a asistente de maestro. Posteriormente, se convirtió en maestro de educación especial en secundaria y preparatoria, y luego en subdirector, antes de asumir su puesto actual en la Escuela Primaria Red Sands en enero de 2018. Fue entonces cuando completó su trayectoria, pasando de limpiar el escritorio del director a sentarse detrás de uno.

"Trabajé literalmente desde abajo hasta arriba", dijo Villalobos. "Es un poco humillante. Fue surrealista el año pasado cuando sucedió".

Villalobos dice que todavía le gusta mapear de vez en cuando y ayudar al personal de limpieza. Trata a los seis miembros con gran respeto e incluso anima a una de ellas a volver a la universidad y terminar su carrera.

En cuanto al futuro de Villalobos, no está seguro de adónde lo llevará. Pero, por ahora, está ocupado puliendo el presente.

"Siempre he tenido el lema: 'Déjalo mejor de como lo encontraste'", dijo Villalobos. "Creo que si podemos hacer eso, en cualquier puesto, tendremos éxito en la vida".

• Micaela Rivera Rodríguez - Ms. Jerrie Holloway-Smith - Teaching and Learning received a huge order and it was left sitting in the mailroom. Without me having to ask, Micaela pitched and help me move it. We appreciate our custodians. Thank you for all you do! / Enseñanza y Aprendizaje recibió un pedido enorme y se quedó esperando en la sala de correo. Sin que yo tuviera que pedírselo, Micaela me ayudó a moverlo. Agradecemos a nuestros custodios. ¡Gracias por todo lo que hacen!
• Irma Orozco - Ms. Jerrie Holloway-Smith - Teaching and Learning received a huge order and it was left sitting in the mailroom. Without me having to ask, Micaela pitched and help me move it. We appreciate our custodians. Thank you for all you do! / Enseñanza y Aprendizaje recibió un pedido enorme y se quedó esperando en la sala de correo. Sin que yo tuviera que pedírselo, Micaela me ayudó a moverlo. Agradecemos a nuestros custodios. ¡Gracias por todo lo que hacen!
• Sylvia Rivas - Ms. Jerrie Holloway-Smith - Teaching and Learning received a huge order and it was left sitting in the mailroom. Without me having to ask, Micaela pitched and help me move it. We appreciate our custodians. Thank you for all you do! / Enseñanza y Aprendizaje recibió un pedido enorme y se quedó esperando en la sala de correo. Sin que yo tuviera que pedírselo, Micaela me ayudó a moverlo. Agradecemos a nuestros custodios. ¡Gracias por todo lo que hacen!